Sekretär:in mit Fremdsprachenkenntnissen

Das Max-Planck-Institut für Chemie ist eines der beiden traditionsreichsten Institute der Max-Planck-Gesellschaft. Das 1912 gegründete Institut beschäftigt derzeit etwa 300 Mitarbeitende und betreibt als international anerkanntes Forschungsinstitut Grundlagenforschung im Bereich von Chemie, Physik, Biologie und Geowissenschaften.

Zur Verstärkung unserer wissenschaftlichen Abteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit als

Sekretär:in mit Fremdsprachenkenntnissen

in Vollzeit

Ihre Aufgaben – Verantwortung mit Struktur:

• Organisation des Sekretariats der Direktorin (vorrangig in englischer Sprache)
• Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
• Unterstützung bei der Koordination und Kommunikation innerhalb der Abteilung
• Termin- und Reisemanagement
• Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenüberwachung
• Abteilungsbezogene administrative Aufgaben (z.B. Unterstützung der Arbeitssicherheit, Pflege der Website, Kommunikation mit dem Verwaltungsbereich und anderen Abteilungen des Instituts)
• Mitwirkung bei Veranstaltungen und kleineren Bewirtungen
• Von Vorteil sind Kenntnisse im asiatischen Kulturraum und ein offenes, kultursensibles Kommunikationsverständnis

Ihr Profil – das bringen Sie mit:

• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld
• routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft Office-Programmen
• selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Flexibilität und ein gutes Zeitmanagement
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten

Unser Angebot – attraktive Rahmenbedingungen:

• ein interessantes und vielseitiges Aufgabengebiet und ein aufgeschlossenes, internationales Arbeitsumfeld
• umfassende Weiterbildungsangebote zur beruflichen Entwicklung
• einen modernen Arbeitsplatz mit familienfreundlicher Ausrichtung
• betriebliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Angebote zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Sportangebot, Betriebsarzt)
• gute Lage mit hervorragender Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel inkl. Jobticket­Deutschland und Parkplätzen direkt vor dem Gebäude

Die Vergütung erfolgt entsprechend der Qualifikation nach dem TVöD (Bund). Die Sozialleistungen entsprechen denen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst).

Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich für Chancengleichheit, Diversität und Inklusion ein. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und begrüßen ausdrücklich Vielfalt – unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft oder Religion.